En bref : le carnet d’entretien est obligatoire pour toutes les copropriétés divises du Québec. Il doit être produit par un professionnel autorisé, mis à jour chaque année par le conseil d’administration et révisé tous les 5 ans (10 ans pour certaines petites copropriétés). Échéance pour le premier carnet : 15 août 2028.
Le carnet d’entretien est le document le plus sous-estimé de la réforme. On le présente souvent comme une formalité administrative, alors qu’il constitue le fondement technique de toute la planification financière du syndicat : c’est lui qui alimente l’étude du fonds de prévoyance.
À quoi sert vraiment le carnet d’entretien ?
Un immeuble est un ensemble de composantes qui vieillissent à des rythmes différents. Une membrane de toiture, un ascenseur, une chaudière, un revêtement de façade, un drain français : chacun a une durée de vie utile, un historique d’entretien et une date de remplacement prévisible.
Le carnet consigne cette réalité. Il répond à trois questions que tout conseil devrait pouvoir trancher sans hésiter : qu’est-ce qu’on possède, dans quel état est-ce, et quand faudra-t-il y toucher ?
Ce que le carnet doit contenir
L’article 3 du règlement fixe le cœur du contenu. Le carnet doit notamment comprendre :
- L’inventaire et la description des parties communes, incluant les matériaux, les équipements et leurs dates d’installation.
- L’évaluation de leur état et de leur durée de vie utile résiduelle.
- L’historique des travaux réalisés sur l’immeuble.
- La description des réparations majeures et des remplacements à effectuer, avec l’année de réalisation prévue.
Ce dernier élément est celui qui relie le carnet à l’étude du fonds de prévoyance. L’article 8 du règlement prévoit en effet que l’étude est réalisée « sur la base de la description contenue au carnet d’entretien ». Un carnet dont l’échéancier de travaux est vague rendra l’étude qui en découle tout aussi vague.
Qui peut produire le carnet ?
Quatre ordres professionnels sont habilités :
- Ordre des ingénieurs du Québec (OIQ)
- Ordre des architectes du Québec (OAQ)
- Ordre des technologues professionnels du Québec (OTPQ)
- Ordre des évaluateurs agréés du Québec (OEAQ)
À noter : contrairement à l’étude du fonds de prévoyance, les CPA ne figurent pas parmi les professionnels autorisés pour le carnet. Cela se comprend, car le carnet est un exercice de diagnostic bâtiment, pas de modélisation financière.
Le professionnel doit en outre être indépendant : ni administrateur, ni gestionnaire, ni copropriétaire, ni occupant de l’immeuble, ni conjoint d’une de ces personnes.
Mise à jour annuelle et révision quinquennale
Deux obligations distinctes se superposent, et on les confond souvent.
| Obligation | Qui | Fréquence |
|---|---|---|
| Mise à jour | Le conseil d’administration | Au moins une fois par année |
| Révision | Un professionnel autorisé | Au moins tous les 5 ans |
La mise à jour annuelle relève du conseil : elle consiste à consigner les travaux réalisés dans l’année, les incidents, les interventions d’entretien. C’est un travail de tenue de dossier, pas d’expertise.
La révision quinquennale, elle, est un réexamen professionnel de l’état des composantes et de l’échéancier des travaux. Ce délai passe à 10 ans lorsque la copropriété compte 8 parties privatives ou moins, qu’il n’y a pas de parties communes dans le bâtiment, ou que celui-ci ne compte pas plus de 3 étages.
Rendre le carnet disponible : une obligation à part
Une fois le carnet obtenu, le syndicat doit le rendre disponible aux copropriétaires dans les 60 jours, ce qui implique son dépôt au registre de la copropriété prévu à l’article 1070 du Code civil du Québec. Si une assemblée des copropriétaires se tient à l’intérieur de ce délai, le carnet doit leur être remis avant la tenue de l’assemblée.
Le cas des copropriétés neuves
Depuis la réforme, c’est au promoteur qu’il revient de faire réaliser le premier carnet d’entretien et la première étude du fonds de prévoyance. L’article 1106.1 du Code civil lui impose de remettre ces documents au syndicat dans les 30 jours suivant l’assemblée de transition.
S’il fait défaut, deux conséquences s’enclenchent : les contributions au fonds de prévoyance doivent correspondre à 0,5 % de la valeur de reconstruction de l’immeuble, et le promoteur engage sa responsabilité pour le préjudice causé.
Questions fréquentes
Notre gestionnaire tient déjà un registre d’entretien. Est-ce suffisant ?
Presque jamais. Un registre d’entretien consigne ce qui a été fait ; le carnet réglementaire exige en plus un inventaire descriptif des composantes, une évaluation de leur durée de vie résiduelle et un échéancier des travaux majeurs à venir, le tout produit par un professionnel autorisé et indépendant.
Peut-on commander le carnet et l’étude en même temps ?
C’est même l’approche recommandée. Les deux mandats reposent sur le même relevé technique. Les confier séparément à deux prestataires fait payer deux fois l’inventaire des composantes.
Un carnet fait en 2024 est-il reconnu ?
Les carnets réalisés depuis le 14 août 2023 peuvent être reconnus équivalents s’ils respectent les exigences du règlement, et valoir alors pour cinq ans (dix ans dans certains cas). Cette reconnaissance suppose une analyse du document ; elle n’est pas automatique.
Sources
- Règlement établissant diverses règles en matière de copropriété divise, articles 1 à 6 (décret 991-2025)
- Code civil du Québec, articles 1070, 1071 et 1106.1
- Loi 16 (2019), articles 151 et 152 (mesures transitoires)
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